10 kroków zanim założysz firmę

Gdy marzysz o własnej firmie zazwyczaj myślisz o tym co chcesz oferować innym, niekoniecznie o całej machinie spraw dodatkowych które zaczną Cię dotyczyć wraz z założeniem działalności. Sporo spraw warto przemyśleć jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek działań, żeby nie utopić czasu i pieniędzy.

1. Określenie środków na start działalności i przeżycie

Niestety założenie firmy rzadko jest zupełnie bezkosztowe, a później klienci nie walą drzwiami i oknami, żeby tylko zdobyć Twój produkt. Zazwyczaj zanim ruszysz potrzebujesz lokalu, asortymentu, a przynajmniej laptopa, strony www i reklamy. Na początku oszacuj jakie koszty musisz ponieść by zacząć, jaki masz budżet na reklamę i ile miesięcy masz na rozwinięcie biznesu, czyli ile jesteś w stanie przeżyć bez zarabiania, pamiętając, że ZUS płacisz bez względu czy zarabiasz czy nie. Oszczędności na rozkręcenie biznesu i przeżycie powinnaś mieć przynajmniej na pół roku.

2. Produkt i grupa docelowa

Nie zakładaj firmy dopóki nie wiesz co sprzedajesz i komu. Jeśli Ty nie będziesz tego wiedziała to Twoi klienci tym bardziej. Klienci przyjdą do Ciebie po spełnienie swoich marzeń lub rozwiązanie ich problemów, nie dlatego, żeby wspierać Twój biznes. Zapytaj swoich klientów czego potrzebują, w jakiej formie i za jaką cenę i sprawdź, czy to jest zgodne z tym co chcesz oferować.

3. Sprawdzenie dotacji na założenie działalności

Dotację na otwarcie działalności można dostać tylko PRZED założeniem działalności, bywa, że wykluczeniem jest nawet działalność nierejestrowana. W roku była to kwota blisko 37 tyś., za którą można kupić sprzęt, czy wyposażyć biuro. Dotacja raczej jest bezzwrotna w przeciwieństwie do pożyczki na rozpoczęcie działalności, o ile spełniasz warunki. Zazwyczaj warunkiem jest prowadzenie działalności przez min. rok, na określonym terenie. Najbardziej popularną dotacją na otwarcie działalności jest ta z Urzędu Pracy. Każdy urząd ma tu swoje zasady, łącznie z tym, że czasami jest możliwość złożenia o dotację przez cały rok, a czasami jak w Warszawie kilka razy w roku jest nabór wniosków i tylko w tym czasie można ją uzyskać. Każdy urząd też ma swoje wymagania co do dokumentów, doświadczenia, czy szkoleń. Mój wniosek ze wszystkimi załącznikami miał ok. 100 stron, natomiast miałam klientki, których wniosek liczył tylko kilka kartek. Wszystkie te wnioski były prawidłowe i przeszły pozytywnie nabory.

4. Współpraca z księgową

Każdemu przedsiębiorcy w Polsce, bez względu na wielkość i rodzaj prowadzenia działalności polecam współpracę z księgową. Nawet jeśli to praca B2B w korpo. Przepisy zmieniają się tak często i jest tak wiele kruczków, możliwości i obowiązków, że jeśli nie prowadzisz własnego biura księgowego prawdopodobnie nie dasz rady być na bieżąco z przepisami podatkowymi. Obecnie (wrzesień 2022) miesięczny koszt usług księgowej dla jdg to ok. 300zł. Twoim obowiązkiem przy takiej współpracy jest terminowe dostarczanie dokumentów i opłacanie podatków, których wysokość dostajesz od księgowej. Warto nawiązać współpracę przed rozpoczęciem działalności by wiedzieć jakich podatków się spodziewać. Ustalaniem optymalnego sposobu rozliczania się zajmują się doradcy podatkowi. Warto poświęcić chwilę na wybranie kompetentnego biura, czy indywidualnej osoby, która będzie Cię rozliczała, z którym znajdziesz wspólny język. W razie wątpliwości pytaj, a przy problemach ze współpracą nie wahaj się zmienić biura. W przypadku problemów to Ty odpowiadasz przed US, czy ZUS, nawet jeśli upoważnisz księgową do rozliczania Cię.

5. Wydatki początkowe na założenie działalności

Zanim zaczniesz inwestować w swój biznes określ budżet. Ustal co jest niezbędne na start, a co możesz kupić jak już na to zarobisz. Na książce przychodów i rozchodów koszty obniżają Twój podatek, jeśli planujesz takie rozliczanie się wstrzymaj się z zakupami aż założysz DG. Bardzo często na start nie jest potrzebne wypasione logo i opracowane przez profesjonalistę kolory marki, podobnie nie potrzebujesz masy dodatkowych szkoleń. Zacznij z tym co masz.

Przemyśl także jakie zadania będziesz wykonywać sama, a co oddelegujesz. Delegowanie zadań to dodatkowe koszty, ale jeśli coś zajmie Ci miesiąc, a specjaliście 2h warto pomyśleć, czy stać Cię na poświęcenie miesiąca pracy. Twój czas też kosztuje.

6. Koszty stałe

Każda firma ma jakieś koszty stałe. Zazwyczaj jest to czynsz, opłaty za wodę, prąd, gaz, raty kredytów, leasingi. Nawet jeśli wszystko czego potrzebujesz do pracy do telefon to masz koszty stałe w postaci faktury za rozmowy i internet, faktura od księgowej, podatki, Twoje wynagrodzenie. Rozpisz to wszystko. To jest Twoje minimum, które miesięcznie musi wypracować Twoja firma, żeby zachować płynność finansową. Zauważ, że to są koszty stałe, żeby utrzymać się w dłuższej perspektywie musisz zarobić także na inwestycje własny rozwój i nieprzewidziane wydatki. Jako firma musisz mieć poduszkę finansową.

7. Przewidywane zyski

Budżet powinien się spinać to znaczy, że poza wydatkami muszą być też zyski. Zaplanuj jakie zyski zakładasz po jakim czasie działalności i kontroluj swój plan, jeśli będziesz osiągać większe zyski to fantastycznie, ale mimo to przeanalizuj skąd to niedoszacowanie. Wiedza ta przyda Ci się na przyszłość. Z drugiej strony, jeśli zarabiasz mniej może trzeba zrewidować plan, podjąć inne środki, zmienić reklamy lub budżet na nie. Może trzeba zmienić asortyment bądź grupę docelową, zanim jednak to zrobisz zastanów się, czy Twój plan miał szansę powodzenia. Może Twoje działania przynoszą skutek, ale wolniej niż zakładałaś i zmiana spowoduje tylko chaos.

8. Określenie formy firmy

W Polsce możesz prowadzić firmę na kilka sposobów. Zaczynając od działalności nierejestrowanej, przez JDG na ryczałcie czy KPIR po spółki. „Najluźniejszą” formą jest po prostu jdg, jednoosobowa działalność gospodarcza. Nie masz limitu przychodów o ile nie korzystasz ze zwolnienia z VAT, możesz mieć wymieszane wydatki domowe z firmowymi (nie polecam!), nie masz sztywnej struktury, na nikogo nie musisz się oglądać, w każdej chwili możesz zawiesić działalność lub ją zamknąć.

9. Ubezpieczenie

Istnieje coś takiego jak ubezpieczenie firmy. Możesz ubezpieczyć się na wypadek błędu, w wyniku którego ucierpi Twój klient. Ubezpieczyć możesz także swój towar, lokal, sprzęty. Możesz także ubezpieczyć swoich pracowników na życie, ale też wykupić ubezpieczenie zapewniające prywatną opiekę medyczną. Takie ubezpieczenie można już wykupić dla 3 osób. To nie tylko sposób na przyciągnięcie pracownika, ale także na zapewnienie mniejszej absencji. Szybki dostęp do lekarza to często krótsze leczenie i wizyty lekarskie w dogodnych godzinach.

10. Cel biznesowy

Otwierając swoją firmę, stając się przedsiębiorcą często otwiera się przed Tobą wiele nowych możliwości, spotykasz nowych ludzi, którzy też mają ciekawe pomysły, zapraszają Cię do różnych inicjatyw. Zgłaszają się do Ciebie osoby, które potrzebują wsparcia, albo po prostu zaczynasz dostrzegać to czego wcześniej nie widziałaś. Wszystko się wydaje ciekawe, dochodowe albo rozwojowe. Łatwo się rozproszyć. Ustal cel, żebyś w każdej takiej sytuacji miała podstawę do określenia kierunku, czy jest on zgodny z Twoim planem, czy zapiszesz na później albo odpuścisz. Łapanie się wszystkiego sprawia, że nie robisz tego co planowałaś, tego na czym zarabiasz. Jesteś mniej efektywna, mniej zarabiasz, więcej pracujesz, masz mniej czasu na odpoczynek. Łatwo wpaść w błędne koło. Obierz kierunek i trzymaj się go, a zmiany rób świadomie wiedząc dokąd chcesz dojść.